CHUYÊN ĐỀ: PHÂN CÔNG – GIAO VIỆC – THEO DÕI CÔNG VIỆC DỰA TRÊN ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CỦA NHÂN SỰ CÔNG TRƯỜNG
🎯 Mục tiêu chuyên đề
Hiểu được động lực nội tại và bên ngoài của từng nhân viên/tổ đội
Phân công phù hợp với năng lực – động lực – mục tiêu cá nhân
Giao việc rõ ràng, theo sát hiệu quả làm việc và điều chỉnh phong cách quản lý linh hoạt
Tăng tỷ lệ hoàn thành đúng hạn – đúng chất lượng – tinh thần tích cực
I. Đánh giá động lực làm việc của nhân sự
🔎 1.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến động lực:
Loại động lực
Ví dụ tại công trường
Động lực nội tại (tự thân)
Mong muốn học nghề, khẳng định bản thân, được tin tưởng làm tổ trưởng
Động lực bên ngoài (tác động)
Lương thưởng, làm thêm, khen thưởng, áp lực từ chỉ huy
🧠 1.2 Cách đánh giá động lực:
Quan sát hành vi thường ngày: tự giác, chủ động, tránh né
Phản ứng khi được giao thêm việc hoặc trách nhiệm
Hỏi trực tiếp (câu hỏi huấn luyện nhẹ nhàng):
“Công việc nào anh thấy hứng thú nhất?” “Nếu có cơ hội học thêm, anh thích học gì?”
Nhận xét từ tổ trưởng/tổ đội trưởng hoặc đồng nghiệp
II. Kỹ năng phân công công việc phù hợp với động lực
🔧 2.1 Nguyên tắc:
Không giao việc theo cảm tính hay “cho làm đại”
Ghép việc – người – mục tiêu:
Việc phức tạp → người có năng lực, có tham vọng phát triển Việc đơn giản, lặp lại → giao cho người có động lực thấp nhưng làm chắc Việc cần tinh thần trách nhiệm → giao cho người muốn khẳng định mình
🧰 2.2 Quy trình phân công công việc:
Xác định công việc cần làm (mục tiêu cụ thể, thời hạn)
Chọn người phù hợp (dựa trên kỹ năng + động lực)
Giao việc bằng phương pháp 5W1H:
What: Việc gì?
Why: Vì sao cần làm?
Who: Ai làm?
When: Khi nào xong?
Where: Làm ở đâu?
How: Làm thế nào?
Lặp lại để xác nhận hiểu đúng
“Anh có thể nhắc lại giúp tôi phần công việc và thời hạn không?”
III. Theo dõi và giám sát tiến độ hiệu quả
🔄 3.1 Thiết lập hệ thống theo dõi:
Sử dụng bảng phân công công việc hằng ngày/tuần (Excel, Trello, hoặc bảng viết tại hiện trường)
Yêu cầu báo cáo ngắn gọn định kỳ (báo cáo miệng/ngắn tại giao ban)
Ghi nhận vấn đề phát sinh – chậm tiến độ – lý do
📊 3.2 Kiểm tra động lực qua phản hồi công việc:
Biểu hiện tích cực
Phản ứng cần quan sát
Làm trước thời hạn
Chủ động báo cáo, đề xuất cải tiến
Chậm trễ nhưng giải thích rõ
Có ý thức trách nhiệm
Né tránh – trì hoãn – đổ lỗi
Thiếu động lực hoặc không phù hợp với công việc
🎯 3.3 Điều chỉnh phong cách giao việc theo kiểu nhân viên:
Kiểu nhân sự
Đặc điểm
Cách giao việc & theo dõi
Chủ động – học hỏi
Hay hỏi, thích thử thách
Giao việc khó hơn, đưa ra mục tiêu phát triển
Chắc chắn – ít nói
Làm ổn định, không thích thay đổi
Giao việc lặp lại, tăng trách nhiệm dần
Thiếu động lực – né tránh
Trì hoãn, không chủ động
Giao việc đơn giản + tăng kèm cặp/nhắc nhở
Kinh nghiệm lâu năm
Có kỹ năng nhưng dễ cứng nhắc
Tôn trọng – phối hợp – giao nhiệm vụ hướng dẫn người khác
IV. Công cụ & mẫu biểu hỗ trợ
📋 Phiếu phân công & theo dõi công việc tuần (có cột đánh giá động lực)
✅ Check-in 1-1 hằng tuần/2 tuần với nhân sự chủ lực
🧠 Mẫu câu giao việc hiệu quả “Tôi muốn giao cho anh phần này vì tôi tin anh làm rất tốt. Anh có thể bắt đầu từ hôm nay và tôi sẽ hỗ trợ nếu có khó khăn nào.”